Retrouvez Marie-Anne CHABIN sur son blog et sur LinkedIn :
http://www.marieannechabin.fr
Sur LinkedIn : cliquez ici
Dernière publication : « Des documents d’archives aux traces numériques. Identifier et conserver ce qui engage l’entreprise – La méthode Arcateg », Éditions KLOG, 2018.
Qualifier l’information
Le document, c’est une information et un support
Un document est toujours constitué de deux éléments distincts mais indissociables : une information qui porte un sens et son support, même de nature numérique ; ainsi « les data », tant à la mode, n’ont pas tué le document…
Trier selon les supports facilite la gestion logistique des documents. Tandis que trier selon les informations permet de sélectionner les documents porteurs d’un intérêt remarquable.
L’information, c’est un usage et une valeur probante
L’information apporte de la connaissance qui permet un usage. Elle apporte aussi une valeur de preuve qui engage une responsabilité. A ce titre, elle impose des restrictions d’usage. Détenir un document, c’est donc assumer cette responsabilité avec les contraintes d’usages qui y associées.
L’information engageante
La preuve
La valeur probante, et donc engageante, d’une information pour son détenteur se définit par différentes caractéristiques : le lieu de conservation de son support (même numérique), sa date, l’intérêt de la forme et du fond (la structuration des données, leur chronologie, et leur valeur intrinsèque).
La valeur de preuve d’un document est renforcée par les traces de sa diffusion.
Les trois grands risques liés à l’information
- Non-disponibilité : l’information doit toujours être disponible, il faut donc pouvoir retrouver le document qui la comporte en toutes circonstances, sous peine de perte d’information.
- Divulgation : le contrôle de l’accès à l’information est primordial pour garantir la protection des droits des personnes concernées par l’information.
- Sur-conservation : la loi formalise au moyen du RGPD1des exigences protégeant la vie privée. Il faut donc pouvoir justifier de la destruction des informations.
Chacun de ces trois risques majeurs se matérialise par des droits et des devoirs. Pour le propriétaire du document, son détenteur, les responsables de sa conservation, du contrôle de sa diffusion et de sa destruction.
Archiver dans le monde numérique
Afin de garder la maîtrise de ces trois risques majeurs et indissociables, il convient de les prendre en compte dès la création de l’information et du document.
La réponse pratique à cet impératif est une politique de gestion globale de l’information qui protège les documents – documents et archives ne sont pas dissociables – par la prescription de règles jupitériennes. Leur stricte application s’impose à tous les acteurs. Ces règles permettront de déterminer le paramétrage des outils de production, de gestion et de conservation des documents. Elles garantiront aussi la traçabilité des actions de leurs auteurs tout au long du cycle de vie de l’information (de sa naissance jusqu’à sa destruction).
Nous aboutissons ainsi à la définition du processus d’archivage. « La mise en sécurité de l’ensemble des documents ou des données qui engagent la responsabilité dans la durée d’une entité propriétaire pour une durée justifiée avec des modalités de pérennité et d’accès connues ».
Pierre-Alain BREST
(1) = Règlement Général sur la Protection des Données