Salle Obeya : Avant-garde ou ringarde ?

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Qu’est ce qu’une Obeya ? 

 

Tiré du Japonais, L’obeya ou “Grande salle”  est une pratique du Lean Management. Elle est apparue dans les processus de gestion de projet dans les années 70 au sein de l’entreprise Toyota. Plus communément, c’est une salle de gestion de projet, où équipes et animateurs, indicateurs, tableaux de suivis, management visuel et outils d’excellence opérationnelle se rencontrent, l’idée étant que l’équipe et son manager s’aident de ces supports pour gérer un projet.

 

Cet outil fait partie du Lean Management, qui qualifie une méthode d’organisation du travail visant à éliminer les gaspillages qui réduisent l’efficacité et la performance d’une entreprise, d’une unité de production ou d’un département. 

À cet effet, le Lean management se fixe comme objectif d’éradiquer trois « démons » de l’organisation du travail :

  • Le Muda ( tout ce qui est sans valeur).  
  • Le Muri “ l’excès” la surcharge de travail engendrée par des processus non adaptés.
  • Le Mura “la variabilité, ou l’irrégularité”

 

L’exemple SNCF

Selon Boris EVESQUE, Directeur Production, Opérations et Services TGV Sud-Est chez SNCF, L’Obeya est LA réponse structurée à la question si fréquemment posée : « mes équipes font du Lean, sur le terrain. Tout s’améliore et nous sommes très satisfaits. Mais comment embarquer vraiment nos managers ? ».

Les objectifs d’une salle obeya sont les suivants : 

  • Clarifier les buts 
  • Décider au quotidien
  • Travailler ensemble
  • Comprendre la charge de travail afin de mieux la contrôler

Ces 4 objectifs également appelés bonnes pratiques vont avoir un impact significatif sur l’amélioration continue et l’excellence opérationnelle.

Les salles Obeya sont très répandues dans de grands groupes. Cette méthode de gestion de projet est de plus en plus intégrée dans le management d’équipe, tel qu’Auchan Direct, qui gère son e-commerce depuis son siège à Paris. L’entreprise a mis à disposition une grande salle (sans porte) accessible à tous et destinée au partage : elle n’est pas uniquement dédiée au département informatique mais à tous les métiers d’Auchan Direct. Visuellement, on retrouve : post-it, graphiques, ratures, prénoms… rien n’est figé. 

Légende : Salle Obeya Auchan Direct (Source Novencia)

Légende : Salle Obeya Auchan Direct (Source Novencia)

L’Obeya à l’heure de la COVID 19 

L’Obeya se vide de ses collaborateurs alors qu’elle repose sur l’expérimentation collective dans un espace physique dédié, conséquence directe de la pandémie COVID-19. Cette absence devient une opportunité de digitalisation et la start-up française iObeya l’a bien compris pendant le confinement de mars 2020, elle a levé 15 millions d’euros et poursuit son développement. 

«Lors de réunions classiques, les managers utilisent des tableaux blancs, avec iObeya, ils peuvent continuer à le faire, mais à distance», précise Cyril Daloz, PDG et cofondateur d’iObeya. Parmi leurs clients, on compte principalement des industriels comme Sanofi, Airbus et Thales. (Source Figaro) 

Salle de réunion virtuelle iObeya sur ordinateur

Légende : Aperçu d’une salle de réunion virtuelle iObeya. (Source iObeya)

 

Les limites de l’Obeya

Les limites de la salle Obeya originelle donc « physique » résident en grande partie dans son cadre spatio-temporel, les participants doivent se trouver en personne dans la salle dédiée à la réunion et toutes les parties prenantes doivent y être conviées et donc représentées.

La salle Obeya virtuelle doit être un lieu de concertation où toutes les problématiques liées à un thème précis et communément définies seront explorées, décortiquées et sujettes à des plans d’ action.

Cependant la dématérialisation des « post-its » pose la question de la sécurité des données et de l’ accès à des informations sensibles de l’entreprise.

Il conviendra donc aux services supports de veiller à l’efficience des outils numériques sélectionnés pour accéder et maintenir le site de la salle virtuelle choisie.

Cependant, de nombreuses Obeya standardisées, livrées clés en main et vendues à prix d’or par des consultants, ne répondent pas nécessairement aux besoins de toutes les organisations. Bien loin de l’objectif d’anti-gaspillage prôné par le Lean management.

Si vous souhaitez mettre en place une Obeya au sein de votre entité, mûrissez cette dernière avec les valeurs et les besoins qui régissent votre structure pour que cette salle physique ou virtuelle soit une plus-value dans votre management ainsi que dans votre excellence opérationnelle.

Sources : 

https://blog.operaepartners.fr/2016/11/08/obeya-management-lean/

https://www.lefigaro.fr/secteur/high-tech/les-salles-de-reunion-virtuelles-d-iobeya-profitent-du-teletravail-20200818 

Assaba, Dagraça, Elodie et Jeanne du M2

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